Decyzja o uruchomieniu enova365 w chmurze to jedno. Znacznie mniej oczywiste jest to, co dzieje się potem: kto za co odpowiada, ile trwa przygotowanie środowiska, czym się różni nowe wdrożenie od migracji istniejącej instalacji i o co właściwie zapytać, żeby później nie było niespodzianek.
Ten tekst porządkuje cały proces po stronie Itmation — wrocławskiej spółki wyspecjalizowanej w hostingu polskich systemów ERP, która środowiska dla enova365 utrzymuje od 2015 roku.
Najważniejsza rzecz: dwie role, nie jedna
To punkt, który najczęściej wprowadza zamieszanie. Przy enova365 w projekcie występują dwa niezależne podmioty:
Autoryzowany partner wdrożeniowy Soneta odpowiada za stronę merytoryczną — analizę procesów firmy, dobór modułów, konfigurację systemu, adaptację do specyfiki branży i szkolenie użytkowników. To on decyduje, jak enova365 ma działać w Twojej firmie.
Itmation odpowiada za środowisko, w którym system pracuje — serwery, licencje serwerowe, bazę danych, kopie zapasowe, bezpieczeństwo dostępu i utrzymanie.
Itmation współpracuje wyłącznie z autoryzowanymi partnerami producenta. Jeśli masz już swoją firmę wdrożeniową, obie strony po prostu łączą siły przy migracji. Jeśli nie masz, otrzymasz rekomendację partnera dopasowanego do branży i skali. Rozdzielenie tych ról jest zaletą, nie komplikacją — każdy robi to, na czym się zna, a Ty nie płacisz partnerowi wdrożeniowemu za administrowanie serwerem.
Dwa scenariusze startowe
Scenariusz pierwszy: masz już enova365 na serwerze fizycznym. Przenoszona jest istniejąca instalacja wraz z bazą danych, historią dokumentów, dodatkami i konfiguracją. Nie kupujesz licencji po raz drugi. Dla zespołu zmienia się wyłącznie sposób logowania — te same ekrany, te same dokumenty, te same uprawnienia.
Scenariusz drugi: wdrażasz enova365 od zera. Wtedy środowisko chmurowe jest przygotowywane równolegle z wdrożeniem merytorycznym prowadzonym przez partnera. Itmation udostępnia partnerowi gotowe środowisko wirtualne, na którym ten realizuje konfigurację dla Twojej firmy.
W obu przypadkach infrastruktura powstaje pod konkretne wymagania, a nie z gotowego katalogu pakietów.
Proces krok po kroku
1. Rozmowa ze specjalistą. Ustalacie, z jakich modułów enova365 korzystasz lub będziesz korzystać, ilu użytkowników pracuje jednocześnie, jak duża jest baza danych i czy trzeba przenieść dodatki oraz integracje.
2. Wycena i omówienie oferty. Na podstawie tych informacji powstaje propozycja konkretnego środowiska. Oferta jest omawiana — to moment na pytania o parametry, kopie zapasowe i zakres wsparcia.
3. Przygotowanie środowiska. Uruchamiane jest środowisko informatyczne dobrane pod ustalone parametry: procesor, pamięć, przestrzeń dyskowa, system operacyjny, baza danych.
4. Instalacja i konfiguracja systemu. enova365 jest instalowana wraz z niezbędnymi komponentami. Przy migracji na tym etapie przenoszona jest baza danych z całą historią.
5. Konfiguracja dostępów. Zakładane są konta użytkowników i przydzielane uprawnienia. Konfigurowany jest dostęp terminalowy, a w razie potrzeby także przeglądarkowy — do enova365 Multi.
6. Spotkanie wprowadzające. Zespół dowiaduje się, jak się logować i jak korzystać z zasobów. Zwykle wystarcza jedno spotkanie online, bo sam system pozostaje niezmieniony.
7. Wsparcie serwisowe. Po uruchomieniu masz dostęp do helpdesku, a środowisko jest monitorowane i objęte kopiami zapasowymi.
Przy migracji istniejącej instalacji techniczna część procesu liczona jest w godzinach, nie w tygodniach. Więcej czasu zajmuje ustalenie parametrów niż samo przeniesienie.
Skala — od kilku osób do kilkuset
Itmation realizuje instalacje w bardzo różnej wielkości: od pojedynczego serwera wirtualnego obsługującego kilku użytkowników, po rozbudowane konfiguracje wieloserwerowe z wydzielonymi serwerami aplikacyjnymi dla organizacji liczących kilkaset osób. Osobno przygotowywane są dedykowane środowiska dla licencji Runtime.
To ma praktyczne znaczenie przy planowaniu rozwoju: przechodząc z pięciu na dwadzieścia stanowisk nie musisz zmieniać dostawcy, bo architektura środowiska zostanie przebudowana bez zmiany usługodawcy.
Kwestie techniczne, o które warto zapytać
Kilka rzeczy, które przy enova365 realnie wpływają na komfort pracy — warto poruszyć je na etapie rozmowy, a nie po wdrożeniu:
Wersja SQL Servera. Itmation udostępnia środowiska zarówno na SQL Server Express, jak i Standard. Edycja Express jest darmowa, ale ma limit rozmiaru bazy, który rosnąca firma w pewnym momencie przekroczy. Jeśli posiadasz licencję Runtime dla SQL Server Standard, dostępne jest legalne środowisko do jej wykorzystania.
Standard, Multi czy hybrydowo. Dostępny jest dostęp terminalowy do enova365 Standard, a także instalacje hybrydowe łączące Standard z przeglądarkowym Multi. Dzięki temu księgowość może pracować w klasycznym interfejsie okienkowym, a handlowcy w terenie przez przeglądarkę i telefon.
Dodatki i integracje. Sklep internetowy, kolektory danych, integratory, obsługa podpisu elektronicznego, praca na wielu bazach firm z jednej platformy — wszystko to trzeba wymienić przed wyceną, bo wpływa na konfigurację środowiska.
Poziom kopii zapasowych. Pakiet podstawowy wystarcza wielu firmom, ale przy krytycznych danych warto rozważyć wariant z częstszymi kopiami i dłuższą retencją.
Ile to kosztuje
Koszt składa się z dwóch niezależnych warstw: licencji enova365, którą wycenia autoryzowany partner na podstawie modułów i liczby jednoczesnych użytkowników, oraz infrastruktury. Przykładowe stawki infrastrukturalne Itmation:
| 5 użytkowników | 10 użytkowników | |
|---|---|---|
| Cena od | 183 zł netto / mies. za użytkownika | 153 zł netto / mies. za użytkownika |
| Procesor | 3 vCore Standard | 4 vCore Standard |
| Pamięć RAM | 10 GB | 16 GB |
| Dysk | 100 GB SSD | 100 GB SSD |
| Transfer danych | 100 GB | 100 GB |
| Zewnętrzne IP | — | tak |
| System | Windows Server | Windows Server |
| Kopie zapasowe | Backup Bronze (1/7) | Backup Bronze (1/7) |
W obu pakietach zawarte są między innymi praca na dowolnym urządzeniu (Windows, iOS, macOS, Android), dostęp online 24/7/365, szyfrowanie i zabezpieczenia, możliwość korzystania z enova365 Multi, opieka specjalistów oraz obsługa wielu lokalizacji na jednej, spójnej bazie danych. Pakiet dziesięciostanowiskowy dodatkowo jest przygotowany pod integracje z systemami zewnętrznymi, na przykład platformami B2B.
Zwróć uwagę, że koszt w przeliczeniu na użytkownika spada wraz ze skalą — różnica między pakietami wynosi około 16 procent na osobę, mimo mocniejszego serwera w większym wariancie.
Co dostajesz poza serwerem
Usługa nie kończy się na udostępnieniu maszyny wirtualnej. W abonamencie mieszczą się monitoring środowiska, regularne kopie zapasowe składowane na osobnych macierzach, zabezpieczony dostęp z wieloetapowym uwierzytelnianiem, fizyczna ochrona infrastruktury w centrum danych oraz helpdesk, do którego zgłaszasz problemy z dostępem.
Za wiarygodnością stoją liczby: ponad dekada działalności, ponad 600 klientów i setki zrealizowanych wdrożeń. Opisane z nazwy przykłady współpracy znajdziesz w sekcji case studies — między innymi wdrożenie w biurze rachunkowym MBR Księgowość oraz obsługę firmy prowadzącej sprzedaż w kilku punktach jednocześnie.
Co przygotować przed rozmową
Żeby pierwsza rozmowa od razu prowadziła do konkretnej wyceny, zbierz:
- listę modułów enova365, z których korzystasz lub planujesz korzystać,
- liczbę użytkowników pracujących jednocześnie, nie liczbę zatrudnionych,
- rozmiar obecnej bazy danych i jej wiek,
- listę dodatków, integracji i urządzeń peryferyjnych,
- informację, czy masz już partnera wdrożeniowego,
- oczekiwany termin uruchomienia.
Najczęstsze pytania
Czy muszę zmieniać firmę wdrożeniową? Nie. Jeśli współpracujesz z autoryzowanym partnerem Soneta, migracja odbywa się we współpracy z nim.
Czy stracę dane albo dodatki? Nie. Przenoszona jest baza wraz z historią, a dodatki są uwzględniane w ustaleniach przed migracją — dlatego trzeba je wymienić na etapie wyceny.
Czy mogę najpierw zobaczyć, jak to działa? Tak, przed decyzją można zamówić demo środowiska. Warto przetestować je na własnych dokumentach i w godzinach największego obciążenia.
Co, jeśli firma urośnie? Zasoby zwiększa się na zgłoszenie, a przy większej skali architektura środowiska jest przebudowywana — bez zmiany dostawcy.
Podsumowanie
Wdrożenie enova365 w chmurze z Itmation opiera się na prostym podziale ról: partner wdrożeniowy odpowiada za to, jak system działa, Itmation za to, gdzie i na czym działa. Dla firmy oznacza to jedną fakturę za całą infrastrukturę, jeden numer do helpdesku i brak konieczności zajmowania się serwerem.
Pierwszy krok to rozmowa, w której ustalisz zakres modułów i realne zapotrzebowanie na zasoby. Na jej podstawie powstaje wycena — i dopiero wtedy widać pełny obraz kosztów.
Materiał sponsorowany.
Komentarze wyłączone